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Datensicherung für E-Mails

Dieses Thema im Forum "Technische Schutzmaßnahmen" wurde erstellt von Heiko, 2 August 2011.

  1. Heiko

    Heiko root Mitarbeiter

    Uns trifft das Problem genauso wie jeden Anderen, der mehr als ein paar E-Mails bekommt: wie soll man seine Mail so sichern, dass sie auch nach einem eventuellen Wechsel des Mailprogramms noch sicher im Zugriff sind und auch noch nach Jahren schnell gefunden werden können?

    Nach einiger Suche sind wir auf die Software MailStore (Version 5) gekommen, die genau das verspricht: sichere Archivierung von Postfächern und schnelle Suche über den gesamten Mailbestand.

    Da sind wir mal gespannt...

    1. Aufgabe: Migration von TheBat! zu Outlook

    OK, ob man sich damit verbessert, kann man diskutieren. Letztendlich hat mich die Fledermaus zum Schluß nur noch geärgert: obwohl vom Funktionsumfang her ungeschlagen und reichhaltig, gab es immer wieder unerklärliche Abstürze und eine Maildatenbank mit ca. 500.000 Mails ging komplett in die Brüche. Das soll so nicht sein.
    Zudem: Mails in TheBat, Termine und Aufgabe in Outlook (wegen der Synchronisation mit dem Smartphone), das kanns auf die Dauer auch nicht sein.
    Also, der Entschluss steht, wir migrieren zu Outlook.

    Wie bekommt man jetzt die Mails in das Mailarchiv?

    Nach einigen Versuchen die Lösung: Export im mbox-Format, Import in MailStore. Dummerweise kann man in TheBat! nur ordnerweise exportieren, was das Verfahren etwas in die Länge zog. Die Überraschung: der Import in MailStore war in Minuten erledigt, trotz der recht ansehnlichen Anzahl an Mails von knapp 180.000. Der ganze Export und Import war in kaum zwei Stunden erledigt, was mich doch verblüfft hat. Ich hätte mit deutlich mehr Zeit gerechnet.

    Und jetzt die Mails rein ins Outlook?

    Genau da kam die Überraschung: das muss nämlich nicht sein. MailStore bringt ein Outlook-PlugIn mit, das sich nahtlos integriert.
    ms1.png

    Einfach den Suchbegriff in das Suchfeld eingeben, in kaum messbarer Zeit sind die ersten 100 Ergebnisse verfügbar. So schnell hätte ich das nicht erwartet.
    Ein Problem gibts allerdings: hier in meinem System (Windows 7 Ultimate 64bit mit Logitech-Trackball) funktioniert das Scroll-Wheel nicht in der Suchliste, was das Scrollen etwas mühselig macht. Ich denke aber, das wird noch werden.
    Der Klick auf "Erweiterte Suche" bringt übrigens ein recht funktionell aufgebautes Suchformular zum Vorschein, in dem man z.B. gezielt nach Absendern oder Nachrichteninhalten suchen kann. By default sucht das im Screenshot gezeigte Suchfeld nämlich unspezifisch quer durch alle Mails, was die Trefferliste teilweise etwas umfangreich werden lässt.

    Wenn man die Mails gerne im Outlook hätte, so ist das übrigens auch kein Problem. Per Klick im Clientprogramm kann man gelöschte Ordner und Mails jederzeit wieder im Outlook herstellen.

    Ich habe mein MailStore so eingestellt, dass es automatisch nächtlich sichert, dabei den SPAM-Ordner und den Papierkorb auslässt und alle Mails im Outlook löscht, die älter als sechs Monate sind. So bleibt die Outlook-Datenbank relativ schlank und nichts geht verloren.

    Aufbau des MailStore

    MailStore in der von mir genutzten Form ist ein Client-Server-System. Der Server läuft permanent im Hintergrund, der Client ist ein Programm, mit dem man den Server konfigurieren und bedienen kann. Mit dabei ist ein Scheduler, mit dem man sein System so einrichten kann, dass zu einer bestimmten Zeit alle Ordner gesichert werden. Der MailStore Server passt dabei auf, dass identische Mails nicht mehrfach gesichert werden. Im Test konnte ich das auch durch mehrfaches Importieren der gleichen Sicherung nicht provozieren. Dazu kommt noch eine Weboberfläche, falls jemand über den Browser zugreifen will (ist von Vorteil, wenn der MailStore Server tatsächlich auf einem Server läuft und nicht wie hier auf dem gleichen Rechner im Hintergrund). Dann lässt sich auch das eventuell vorhandene Active Directory spiegeln, damit dem Archiv kein Userkonto verloren geht. Die Integration in die vorhandene Landschaft ist jedenfalls vorbildlich.

    Was mich dabei etwas überrascht hat: die Maildatenbank bleibt doch überschaubar klein. Ich habe momentan ca. 180.000 Mails gesichert (mit allen Anhängen), die bis ins Jahr 2000 zurückreichen. Die gesamte Datenbank würde aber noch auf einen doppellagigen DVD-Rohling passen: sie ist ca. 9 GB groß und damit relativ gut handlebar.

    MailStore ohne Outlook?

    Was macht aber jemand, der kein Outlook hat? MailStore ist nicht an einen Client gebunden, es kann mit nahezu allen Standarts zusammenarbeiten: POP3, IMAP, SMTP, Exchange, mbox,...
    Es gibt auch einen Mailproxy, der automatisch beim Abholen und Versenden von Mails eine Kopie in der Datenbank speichert. Ich setze den hier nicht ein, da ich verschiedene Mailserver verwenden, der Proxy aber anscheinend nur einen Mailserver verwalten kann. In den allermeisten Fällen kann man aber problemlos den Proxy einsetzen, so geht nichts verloren. Zusammen mit der täglichen Sicherung geht keine Mail durch die Lappen...
    Selbst wenn man mit reinem WebAccess arbeitet, klappt alles wunderbar: Sicherung der Mails per POP3, Nutzung per HTTP(S). Perfekt!

    Rechnerneuinstallation

    Mit etwas gemischten Gefühlen habe ich zwischendurch mehrfach den Rechner neu installiert. Was passiert dabei mit meinem Mailsicherungen?
    Kurz: nichts. Nach der Installation der Software und Verweis auf den Speicherort der Datenbank war sofort wieder alles wie gewohnt verfügbar. Gut gemacht!

    Die Herausforderung: Office365

    Alles hat ohne Probleme funktioniert, bis ich auf die Idee kam, ein Testkonto bei Office365 einzurichten. Dahinter steckt Microsofts Service, online einen Exchangeserver zur Verfügung zu stellen und die Postfächer zentral dort abzuspeichern. Vor allem für User, die von mehreren Rechnern auf ihr Postfach zugreifen müssen, ist das von Vorteil. Ganz speziell, wenn es systemübergreifend ist wie hier: Microsoft und Mac OS X.
    Der von mir genutzte MailStore in der Version 5.2 zeigte sich allerdings unwillig, eine Verbindung mit dem Online-Exchangeserver einzugehen. Eine kurze Recherche brachte es zutage: Unterstützung für Office365 gibts erst ab der Version 6 des MailStore.
    Ich muss nicht erwähnen, dass sich diese komplett problemlos installieren ließ.

    Erwähnen muss ich allerdings, dass ich aktuell auf MailStore verzichten muss. Hintergrund des Problems ist mein Lizenzschlüssel, der nur für die Version 5 galt. OK, in den Hinweisen stand dabei, dass man sich vorher vergewissern soll, dass die Schlüssel auch für die neue Version gilt. Ich bin aber schon davon ausgegangen, dass das Programm vor der Installation checkt, ob alles passt. Das war leider nicht der Fall. Jetzt sitze ich zunächst mal ohne MailStore Server da, ich werde mich aber um eine Updatelizenz bemühen.

    Sobald die nutzbar ist, gibts in den nächsten Tagen einen Test der neuen Version mit entsprechenden Screenshots...

    Das Beste am (vorläufigen) Schluß: die Kosten

    MailStore kommt in zwei verschiedenen Versionen:
    1. MailStore Home
    2. MailStore Server

    Getestet habe ich die Serverversion, die ab € 295,- zu bekommen ist (abhängig von der Userzahl). Wenig Geld für viel Leistung, für Privatanwender aber immer noch zu viel Geld.
    Für diese Anwendergruppe gibt es die Homeversion kostenlos. Vom Funktionsumfang zwar eingeschränkt, aber tatsächlich nur in den Bereichen, die der private Nutzer eh nicht braucht. Für die allermeisten Anwendungen reicht das völlig aus. Das schöne dabei: MailStore ist keinesfalls eine Einbahnstraße: Im- und Export in viele Formate stehen auch in der Homeversion zur Verfügung.

    Mein Tipp: einfach mal downloaden und testen.

    Erhältlich unter www.mailstore.de
     

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